Wyszukiwarka procedur dla firm
Procedury, których pracownik nie musi szukać
Sopio zamienia katalog z plikami w wyszukiwarkę. Pracownik pyta własnymi słowami i dostaje odpowiedź ze wskazaniem miejsca w procedurze.
Ty widzisz, kto potwierdził którą wersję.
Co to jest Sopio
Wyszukiwarka do procedur, które już masz
Nie piszemy Twoich procedur od nowa i nie zastępujemy ich kolejnym systemem do dokumentów. Bierzemy to, co już leży u Ciebie na dysku — instrukcje stanowiskowe, regulaminy, procedury reklamacji — i robimy z tego coś, co pracownik otworzy na własnym telefonie w piętnaście sekund.
Wklejasz treść do panelu. Sopio dzieli ją na krótkie fragmenty i indeksuje. Przy stanowisku wieszasz plakat z kodem QR. Od tej pory pracownik skanuje kod i pyta tak, jak mówi — bez konta, bez hasła, bez instalowania czegokolwiek.
Odpowiedź zawsze zaczyna się od cytatu z obowiązującej wersji i wskazania, w którym punkcie ten fragment stoi. Wyjaśnienie jest pod cytatem. Nigdy odwrotnie.
Co zrobić, gdy klient chce zwrot bez paragonu?
„Zwrot bez paragonu przyjmujesz wyłącznie za okazaniem potwierdzenia płatności kartą. Kierownik zmiany zatwierdza zwrot powyżej 500 zł."
Odpowiedzią jest warunek, nie kolejny krok. Sopio pokazuje, z której wersji i z którego punktu ten warunek pochodzi.
Кому повідомити про пошкоджений піддон?
„Uszkodzoną paletę odkładasz na strefę R i zgłaszasz kierownikowi zmiany przed końcem zmiany."
Пошкоджений піддон відкладаєш у зону R і повідомляєш змінного майстра до кінця зміни. — wyjaśnienie idzie w języku pytania, cytat zostaje po polsku, bo to on obowiązuje.
Czy mogę wydać towar bez podpisu kierowcy?
Nie ma tego w Twoich procedurach.
Sopio nie zgaduje i nie podpowiada czegoś podobnego. Pytanie trafia na Twoją listę braków — po tygodniu wiesz, czego dopisać.
Co z tego masz
Pracownik znajduje odpowiedź
Bez szkolenia z obsługi i bez zakładania konta. Kto potrafi zeskanować kod QR, potrafi obsłużyć Sopio.
Ty masz dowód
Każde potwierdzenie wskazuje osobę, datę i konkretną wersję procedury. Nie dokument w ogóle — wersję.
Widzisz, czego brakuje
Pytania, na które procedury nie odpowiadają, zbierają się na jednej liście. Po tygodniu wiesz, co dopisać.
Procedury macie. Problem jest gdzie indziej.
Nie da się ich znaleźć
Pracownik nie wie, w którym pliku jest odpowiedź, więc pyta kolegę albo robi po swojemu.
Nie da się ich zapamiętać
Dwudziestostronicowy plik PDF na telefonie nie jest czytany ani razu.
Nie da się ich zastosować
Część załogi nie czyta swobodnie po polsku.
Skala problemu — dane publiczne
41,1 %
przyczyn wypadków przy pracy w Polsce to nieprawidłowe zachowanie pracownika. Kolejne 8,0 % to niestosowanie się do przepisów i zasad BHP.
30,4 %
poszkodowanych w wypadkach przy pracy miało staż pracy do jednego roku.
23 %
pracowników w Unii nigdy nie używa w pracy komputera ani innego urządzenia cyfrowego.
Wklejasz procedurę. Rozwieszasz kod QR. Pracownik pyta.
01
Wklejasz procedurę
Treść trafia do systemu jako wersja z datą. Sopio dzieli ją na kawałki po kilkadziesiąt sekund czytania i indeksuje.
02
Rozwieszasz kod QR
Drukujesz plakat przy stanowisku i paski z kodami dla załogi. Przypisujesz procedury do stanowisk.
03
Pracownik pyta
Skanuje kod, wpisuje pytanie własnymi słowami, dostaje cytat z procedury i potwierdza zapoznanie.
„Uszkodzoną paletę odkładasz na strefę R i zgłaszasz kierownikowi zmiany przed końcem zmiany. Towaru z uszkodzonej palety nie przekładasz samodzielnie."
Tak wygląda odpowiedź: najpierw cytat z obowiązującej wersji, potem wyjaśnienie. Nigdy odwrotnie.
Sztuczna inteligencja
Model odpowiada wyłącznie z Twoich procedur
Sopio używa sztucznej inteligencji do jednej rzeczy: żeby zrozumieć pytanie zadane po ludzku i znaleźć właściwy fragment. Treść odpowiedzi pochodzi z Twojej procedury, nie z wiedzy modelu o świecie.
Rozumie pytanie, nie słowa kluczowe
„Co robię, jak klient chce zwrot bez paragonu" trafia w procedurę reklamacyjną, choć nie ma w niej tych słów.
Maksymalnie trzy źródła
Odpowiedź buduje się z trzech najlepiej pasujących fragmentów, nigdy z całej procedury.
Bez podstawy — bez odpowiedzi
Gdy w procedurach tego nie ma, Sopio mówi to wprost i zapisuje pytanie na Twojej liście braków.
Język wykrywany z pytania
Bez ustawień i bez wyboru w menu. Cytat zostaje po polsku, bo to on obowiązuje.
Co potrafi
Pytanie własnymi słowami
Pracownik pisze tak, jak mówi. Dostaje cytat z procedury ze wskazaniem wersji i miejsca.
Uczciwe „nie ma tego"
Gdy procedury nie odpowiadają, Sopio mówi to wprost. Nie zgaduje i nie sugeruje czegoś podobnego.
Procedura w kawałkach
Treść dzielona na fragmenty po kilkadziesiąt sekund czytania, a nie plik PDF na dwadzieścia stron.
Streszczenie i lista zmian
Przy nowej wersji pracownik widzi, co się zmieniło wobec poprzedniej.
Ukraiński i angielski
Pytanie po ukraińsku dostaje odpowiedź po ukraińsku. Cytat zostaje po polsku, bo to on obowiązuje.
Potwierdzenie wersji
Zapoznanie wiąże się z konkretną wersją procedury, z datą i godziną.
Raport zaległości
Widzisz nazwiska osób bez potwierdzenia, procedura po procedurze.
Pytania bez odpowiedzi
Lista pytań, na które Twoje procedury nie odpowiadają. Po tygodniu wiesz, czego brakuje.
Twoja strona ekranu
Jak zarządzasz procedurami
Panel otwierasz w przeglądarce na komputerze. Wchodzisz raz na kilka tygodni, przy nowej wersji albo przy nowym pracowniku — nie codziennie.
-
01
Dodajesz procedurę
Wklejasz treść albo wgrywasz plik DOCX lub PDF. Widzisz, co się wczytało, poprawiasz i dopiero wtedy publikujesz.
-
02
Przypisujesz do stanowisk, nie do osób
Nowy magazynier dostaje komplet procedur swojego stanowiska automatycznie, bez klikania przy każdym nazwisku.
-
03
Publikujesz nową wersję
Sopio robi streszczenie i listę zmian wobec poprzedniej wersji. Przypisani dostają zadanie do potwierdzenia.
-
04
Widzisz, kto zalega
Ekran startowy pokazuje liczbę osób bez potwierdzenia. Rozwijasz procedurę i masz nazwiska.
-
05
Drukujesz kody i plakat
Pobierasz listę kodów pracowników i plakat z kodem QR jako gotowy plik do wydruku.
-
06
Czytasz, o co pytają
Lista pytań bez odpowiedzi mówi Ci, czego w procedurach brakuje. Sortowana po liczbie powtórzeń.
7 osób
nie potwierdziło aktualnych wersji
Instrukcja magazynowa
Procedura reklamacji
Regulamin pracy
Rozwijasz procedurę i widzisz nazwiska osób bez potwierdzenia.
Wejście bez maila i bez hasła
Twoi pracownicy nie mają służbowej poczty? Nie potrzebują jej.
Wklejasz listę nazwisk, drukujesz paski z kodami i plakat z kodem QR. Pracownik skanuje, wpisuje kod, czyta.
Bez zakładania konta, bez hasła, bez instalowania aplikacji.
Co wymaga kodu, a co nie
- Pracownik nie zakłada konta i nie podaje maila.
- Do przeczytania procedury wystarczy zeskanować kod ze ściany.
- Kod osobowy jest potrzebny tylko po to, żeby potwierdzenie miało wartość dowodową.
Na telefonie działa od pierwszego dnia
Sopio otwiera się w przeglądarce telefonu. Pracownik może dodać skrót do ekranu głównego jednym dotknięciem i mieć go obok innych aplikacji.
Aplikacje w App Store i Google Play są w planie po becie. Nie obiecuję ich na start, bo w becie ich nie ma.
Wpisz swój kod pracownika. Dostałeś go od przełożonego.
Sześć znaków, bez liter i cyfr, które łatwo ze sobą pomylić.
Czego Sopio nie robi
Ta lista obowiązuje tak samo jak lista funkcji. Wszystko, czego nie ma w becie, opisuję jako plan, nie jako funkcję.
Nie pisze procedur za Ciebie.
Nie zastępuje szkolenia BHP ani instruktażu stanowiskowego.
Nie prowadzi kadr, grafików ani wniosków urlopowych.
Nie odpowiada na pytania spoza Twoich procedur.
Dane i bezpieczeństwo
Serwery w Unii
Dane firmy i pracowników pozostają na terenie Unii Europejskiej.
Wersja zapisana na stałe
Każda opublikowana wersja procedury jest niezmienna i ma zapisany skrót treści.
Potwierdzenie wskazuje wersję
Pracownik potwierdza konkretną wersję, nie dokument w ogóle.
Umowa powierzenia
Do podpisu przed startem, zanim wprowadzisz pierwsze nazwisko.
Cennik
Abonament za firmę, nie za pracownika.
Płacisz stałą kwotę. Nie doliczamy opłat za zapytania do AI ani nie sprzedajemy pakietów zapytań.
Rozliczamy liczbę osób z dostępem, nie liczbę pytań. Masz chcieć dodać kolejnego pracownika, a nie się przed tym powstrzymywać.
Do 25 osób
Start
199 złnetto / miesiąc169 złnetto / mies. · płatność roczna 2 028 zł
- 30 procedur
- Jeden język tłumaczenia
- Wdrożenie opcjonalne
Do 100 osób
Firma
399 złnetto / miesiąc339 złnetto / mies. · płatność roczna 4 068 zł
- Procedury bez limitu
- Dwa języki tłumaczenia
- Wdrożenie obowiązkowe
Do 250 osób
Multi
899 złnetto / miesiąc764 złnetto / mies. · płatność roczna 9 168 zł
- Wiele lokalizacji
- Priorytet wsparcia
- Wdrożenie obowiązkowe
Powyżej 250 osób
Indywidualnie
od 1 200 złnetto / miesiącod 1 020 złnetto / mies. · płatność roczna od 12 240 zł
- Umowa roczna
- Wdrożenie obowiązkowe
- Zakres ustalany przed startem
Umowa roczna 15 procent taniej. Wszystkie kwoty są kwotami netto.
Nie liczymy pytań i nie sprzedajemy ich w pakietach. W umowie jest zapis o uczciwym użyciu, żeby jeden nietypowy przypadek nie podnosił ceny reszcie. Nikt nie zostaje odcięty w trakcie zmiany.
Ceny bety
To są ceny dla pierwszych klientów. Cena z dnia podpisania jest zamrożona na 12 miesięcy, niezależnie od tego, jak zmieni się cennik.
Co obejmuje wdrożenie
Sopio odpowiada wyłącznie z Twoich procedur. Jeżeli wczytają się źle, odpowiedzi będą złe — a wtedy obwinisz produkt, nie pliki, które w nim wylądowały. Dlatego od planu Firma w górę wdrożenie jest obowiązkowe i robimy je my, a nie Ty.
Wczytanie procedur
Bierzemy Twoje pliki DOCX i PDF, dzielimy je na fragmenty i sprawdzamy, co podzieliło się poprawnie. Tabele i załączniki osobno, bo tam import psuje się najczęściej.
Stanowiska i przypisania
Ustawiamy listę stanowisk i przypisujemy do nich procedury, żeby nowy pracownik dostawał swój komplet bez klikania przy każdym nazwisku.
Kody i plakat do druku
Generujemy paski z kodami dla załogi i plakat z kodem QR na stanowisko, w formacie gotowym do wydruku.
Test pytaniami z Twojej branży
Zadajemy wyszukiwarce pytania, które padną u Ciebie na hali, i sprawdzamy, czy odpowiada cytatem z właściwej procedury. Wynik dostajesz na piśmie.
Na koniec dostajesz dokument: na które pytania Twoje procedury odpowiadają, gdzie mają luki i w których miejscach dwie procedury mówią co innego.
To jest przegląd Twoich procedur, nie potwierdzenie wgrania plików. Zostaje u Ciebie niezależnie od tego, co dalej zrobisz z Sopio.
Jedna lokalizacja · do 30 procedur
Uruchomienie
990 złnetto · jednorazowo
Wiele lokalizacji · do 100 procedur
Uruchomienie rozszerzone
2 990 złnetto · jednorazowo
Na planie Start wdrożenie jest opcjonalne — przy trzydziestu procedurach i jednej lokalizacji poradzisz sobie sam, a panel poprowadzi Cię krok po kroku.
Cena z dnia podpisania zamrożona na 12 miesięcy.
Kto za tym stoi
Sopio nie powstało z pomysłu na aplikację
Powstało z problemu, który widziałem u kolejnych klientów i który za każdym razem wyglądał tak samo.
Od lat wdrażam procedury, standardy pracy i systemy zarządzania w firmach produkcyjnych, logistycznych, handlowych i usługowych — od kilkunastoosobowych zespołów po organizacje z kilkoma zakładami i kilkusetosobową załogą.
Za każdym razem powtarzał się ten sam moment. Procedury napisane, zatwierdzone, wydrukowane, podpisane. I nikt do nich nie zagląda, bo w chwili, w której są potrzebne, nie da się ich znaleźć.
Sopio jest odpowiedzią na ten jeden moment. Nie zastępuje pracy nad procedurami — sprawia, że ta praca dociera do ludzi na hali, w magazynie i za ladą.
Andrzej Pawłowski
Andrzej Pawłowski Consulting · andrzejpawlowski.com
Pytania i odpowiedzi
Czy pracownik musi mieć służbowego maila?
Nie. Wchodzi kodem, który dostaje od przełożonego. Bez konta, bez hasła, bez adresu e-mail.
Czy pracownik musi podać swój numer telefonu?
Nie. Wejście opiera się na kodzie. Numer telefonu jest opcjonalny i zapisujemy go wyłącznie za zgodą pracownika.
Co, jeśli pracownik nie ma telefonu?
Wystarczy jedno wspólne urządzenie przy stanowisku — tablet na ścianie albo komputer w dyżurce. Pracownik wpisuje swój kod, czyta, potwierdza i wychodzi. Kolejna osoba wpisuje własny kod.
Czy każdy, kto zeskanuje kod ze ściany, zobaczy nasze procedury?
Tak, jeśli zostawisz otwarte czytanie. To ustawienie na poziomie firmy i wyłączasz je jednym przełącznikiem — wtedy również czytanie wymaga kodu. Potwierdzenie zapoznania zawsze wymaga kodu osobowego, niezależnie od tego ustawienia.
Czy działa na starym telefonie?
Tak. To zwykła strona w przeglądarce, bez instalowania aplikacji. Działa na telefonie sprzed kilku lat.
Czy będzie aplikacja w App Store i Google Play?
W becie nie. Sopio działa w przeglądarce telefonu i można je dodać do ekranu głównego. Aplikacje w sklepach są w planie po becie.
Jak zarządzam procedurami po stronie firmy?
Z panelu w przeglądarce na komputerze. Dodajesz procedurę, przypisujesz do stanowisk, publikujesz wersję i widzisz, kto jeszcze nie potwierdził.
Ile kosztuje Sopio?
Plan Start do 25 osób kosztuje 199 zł netto miesięcznie, plan Firma do 100 osób 399 zł, plan Multi do 250 osób 899 zł. Powyżej 250 osób ceny zaczynają się od 1 200 zł. Wdrożenie 990–2 990 zł jednorazowo jest obowiązkowe od planu Firma w górę. Umowa roczna jest 15 procent tańsza. Płacisz za liczbę osób z dostępem, nie za liczbę zapytań.
Czy są limity pytań?
Nie ma licznika, który odcina. Jest zapis o uczciwym użyciu i liczymy go dla całej firmy, nie dla pojedynczej osoby: 500 pytań miesięcznie na planie Start, 2 000 na planie Firma i 5 000 na planie Multi. Realne użycie to trzy do pięciu pytań na pracownika miesięcznie, więc pula stoi mniej więcej czterokrotnie wyżej. Po przekroczeniu dostaję sygnał ja i piszę do Ciebie — pracownicy pracują dalej.
Co obejmuje wdrożenie i dlaczego jest obowiązkowe?
Wczytanie procedur z plików DOCX i PDF razem ze sprawdzeniem, co podzieliło się poprawnie, ustawienie stanowisk i przypisań, wygenerowanie kodów dla załogi i plakatu z kodem QR oraz test wyszukiwarki pytaniami z Twojej branży. Na koniec dostajesz raport: gdzie procedury odpowiadają, gdzie mają luki i gdzie mówią co innego niż inna procedura. Obowiązkowe od planu Firma, bo Sopio odpowiada wyłącznie z Twoich procedur — źle wczytane dają złe odpowiedzi. Uruchomienie 990 zł dla jednej lokalizacji do 30 procedur, 2 990 zł dla wielu lokalizacji do 100 procedur.
Czy dane są w Polsce?
Dane są na serwerach w Unii Europejskiej. Umowa powierzenia przetwarzania jest do podpisu przed startem.
Czy Sopio zastępuje szkolenia BHP?
Nie. Nie zastępuje szkolenia BHP ani instruktażu stanowiskowego i nie wystawia dokumentów wymaganych przepisami.
Co z pracownikami z Ukrainy?
Pytanie po ukraińsku dostaje odpowiedź po ukraińsku. Cytowany fragment procedury zostaje po polsku, bo to on obowiązuje.
Kiedy start?
Trwają testy z wybranymi firmami. Daty nie podaję, dopóki nie będzie pewna — zapisz się, a napiszę raz, gdy ruszy beta.